Projektinhallintaa eri näkökulmista

HKR

Lotta Suominen esitteli maisemarakennushankkeisiin liittyvään toimintaa Helsingin kaupungin rakennusviraston (HKR) näkökulmasta. Heti alkuun tuli vaikutelma että nyt ollaan tekemisessä ison ja raskaan organisaation kanssa. On helppo kuvitella että päätöksenteko ja asioiden eteenpäin vieminen monihaaraisessa ja -portaisessa organisaatiossa voi olla työlästä. Ylimmällä portaalla istuvat poliittiset päättäjät, joiden ajoittain vaihtuessa moni hanke voi kokea suunnanmuutoksen uuden päättäjän kallistuessa alkuperäisestä poikkeavaan suuntaan. Koska isossa organisaatiossa hankeen on käytävä läpi huomattavan monta kierrosta eri päätöstasoilla, voi se johtaa hankeaikataulujen venymiseen lähes loputtomasti. Jos joku ei jollain tasolla tue hanketta voi hän jarruttaa sen etenemistä seuraavalle tasolle. 

Valtion talouspaineiden johdosta myös kuntien ja kaupunkien rahoitusta on höylätty reilusti. Kun esimerkiksi puistorakentamiseen määritellyt investoinnin Helsingin kaupungilla ovat pudonneet 60% reilussa viidessä vuodessa on moni hanke jouduttu hautaamaan tai siirretty Ö-mappiin odottelemaan parempia aikoja. Ison toimijan ollessa kyseessä myös hankkeiden sidosryhmät voivat olla suuria. Lotta Suominen listasi toistakymmentä tyypilliseen maisemarakennushankkeeseen osallistuvaa isoa tahoa, joilla kaikilla on omat intressinsä hankkeen suhteen. Esitystä seuratessa tuli mietittyä kuinka tällaisessa järjestelmässä on mahdollista saada minkäänlaista hanketta läpi kohtuuajassa? Iso organisaatio = Isot ongelmat.

Loppupuolen esimerkkikohteet kertoivat myös karua kieltään siitä kuinka vaikeaa ja ajallisesti pitkään kestävää voi olla saattaa jokin isompi hanke päätökseen asti isossa byrokraattisessa organisaatiossa. Hankkeet muuttuvat matkan varrella ja niihin tehdään lukematon määrä muutoksia. Rahojen sitten loppuessa toteutetaankin lopulta jokin "väliaikainen" ratkaisu, joka tosin voi jäädä pysyväksi. Kuulostaa huonolta suunnittelulta, missä heitetään paljon resursseja hukkaan ja tehdään runsaasti "turhaa" työtä. Tällaisessa organisaatiossa työskenteleminen voi olla aika stressaavaa.
 

Projektin toteuttajat

Tuntitehtävässä pääsimme syventymään erilaisiin rakennushankkeisiin liittyviin toteutusmuotoihin ja palvelutarjontaan. Oma ryhmämme selvittelee termiä Projektinjohtopalvelu. En alkuun ajatellut että projektin johtamiseen tarvitaan välttämättä jokin ulkopuolinen asiantuntijatiimi. Eikö olisi helpointa ja selkeintä olisi tehdä sopimuksen suoraan suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden kanssa ja siitä se homma sitten lähtisi pyörimään. Tässä tapauksessa tilaajan kontolle kuitenkin jäisi projektin vetovastuu ja hänen tulisi huolehtia kaikesta projektiin liittyvästä toiminnasta kaikkien eri osapuolien kanssa. Pienessä projektissa tämä onkin varmasti helpoin vaihtoehto, mutta projektien kokoluokan kasvaessa voi tilaajan asiantuntemus ja kyky hallita paisuvaa organisaatiota vaatia toisenlaisia toimenpiteitä. Tässä tulevat apuun erilaiset palveluyritykset, jotka toimivat välikätenä tilaajan ja muun organisaation välillä. Hankkeita voidaan toteuttaa varsin monella eri tavalla, mutta palataan tähän ensi viikolla, kun erilaisia toteutusmuotoja käydään läpi ryhmätöinä.

Vastuista ja sopimuksista

Elli kirjoitti blogissaan että on joutunut kieltäytymään hänelle tarjotuista pihasuunnittelusta, koska oma tietotaitotaso ei ole vielä vakuuttanut ja vastuukysymykset ovat olleet epäselviä. Minulla on ollut hieman samantyyppisiä kokemuksia toteutussuunnittelusta, jota minulta on pyydetty, mutta josta olen kieltäytynyt koska koen taitoni puutteelliseksi niiltä osin. Vastuukysymyksetkin ovat käyneet mielessä, vaikka en ensimmäisiä toimeksiantoja tehdessäni ollut vielä kuullutkaan esimerkiksi Konsulttitoiminnan yleisistä sopimusehdoista, joista mm. Anna blogissaan kirjoittaa. Kuinka vastuukohdat sitten tulisi kirjata suunnittelusopimukseen? Minkälainen sopimuksesta pitäisi tehdä ettei se ole liian vaikeaselkoinen ja byrokraattinen asiakkaalle (=paljon pienellä präntättyä tekstiä ja viittauksia muihin dokumentteihin). Tässäkin pätee varmasti sama kuin muissakin suunnitteluteknisissä asioissa. Mitä isommasta projektista on kysymys sen tarkemmin pykälät, vastuut, tehtävät jne tulee sopimukseen määritellä. Vastuukysymyksestä muistan lukeneeni että suunnittelijan taloudellinen vastuu rajautuu suunnittelupalkkion suuruuteen eli et joudu korvaamaan rahallisesti enempää kuin olet veloittanut suunnittelusta. Tämä siis siinä tapauksessa että suunnittelusopimukseen ei ole kirjattu jotain muuta vastuuta. Toinen, ehkä tärkeämpi seikka on se että suunnittelijan maine voi saada kolauksen ja pieleen menneen suunnittelun ja sen jälkipyykin seurauksena uusien toimeksiantojen saaminen voi olla hankalampaa. Konsultin vastuulauseke löytyy Konsulttitoiminnan yleisistä  sopimusehdoista kohdasta 3.2.3 Konsultin vastuu (dokumentti löytyy myös RT-kortistosta RT 13-10574).

Kun katsoin kurssin luentorunkoa läpi huomasin että siellä ei ainakaan suoranaisesti käsitellä suunnittelutarjousta ja -sopimusta tai sen laadintaa. Voisi kyllä olla hyvä nähdä jokunen malliesimerkki eri tasoisista tarjouksista ja sopimuksista, koska ne ovat kuitenkin erittäin tärkeitä dokumentteja yrittäjälle ja vaikuttavat koko toiminnan kannattavuuteen ja toteutukseen. Konsulttisopimuksen laadinnastakin on oma RT-korttinsa (RT 13-10578), mutta tämä kaavamainen esitys ei anna samanlaista tietoa kuin malliasiakirjat käytännön elämästä. RT-kortin mallissa on esimerkiksi lause " Tähän sopimukseen sovelletaan täydentävin osin Konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja KSE 1995 (RT 13-10574, LVI 03-10238, KH X4-00201)." Osaan itse nyt etsiä oikean kohdan mihin tässä viitataan, mutta voi olla että se on pienen suunnitelman tilaajalle täyttä hebreaa. Onko näitä viittauspykäliä pakko lisätä joka sopimukseen?